Trattamento dei dati personali in ottemperanza al Regolamento Europeo sul trattamento dei dati personali (GDPR UE 2016/679)

Versione 1.0

Ultima revisione: 14 maggio 2018

Data creazione: 23 aprile 2018

Trattamento dei dati personali

Titolare e responsabile del trattamento

Il titolare e responsabile del trattamento dei dati personali è l’associazione culturale senza scopo di lucro CIM Centro Italiano Musica con sede in Stradone Scipione Maffei 2/B.

Cod. Fisc. 93237130237, P. IVA: 04284000231

Data Privacy Impact Assessment (DPIA)

Tipologia dei dati e modalità di raccolta

  1. Dati personali di persone interessate a prendere parte all’attività dell’associazione (di seguito indicati come “soci” o “associati”). Questi dati vengono raccolti attraverso la compilazione della domanda di ammissione in formato elettronico tramite un programma gestionale. La compilazione elettronica dei dati viene svolta dal responsabile di segreteria che chiede i dati direttamente all’interessato. In seguito viene stampato un modulo cartaceo che l’interessato deve firmare per completare la domanda di ammissione. In caso di richieste da parte di minori la firma viene messe dai genitori o da chi ne esercita le veci, che dovranno indicare sul modulo il proprio nome, cognome, luogo e data di nascita. 
  1. Dati personali dei collaboratori o volontari dell’associazione (di seguito indicati come “soci sostenitori”). Come nel caso precedente, i dati vengono raccolti mediante la compilazione della domanda di ammissione all’associazione da parte del collaboratore/volontario. Nel caso di collaboratori (insegnanti) viene compilata una lettera di incarico che regola i termini della collaborazione, archiviata in formato cartaceo e digitale. Tali dati sono copiati su un software gestionale che calcola proporzionalmente alle lezione svolte, i compensi mensili degli insegnanti.
  1. Dati personali (esclusivamente: nome e cognome, età, informazioni di contatto come indirizzo e-mail e/o numero di telefono) di persone che richiedono informazioni sulle attività dell’associazione. I dati vengono raccolti dalla segreteria attraverso la compilazione di moduli on-line presenti sul sito web dell’associazione o telefonate di richiesta di informazioni.
  1. Nel caso di eventi organizzati dall’associazione che prevedono l’acquisto di un biglietto, l’associazione utilizza la piattaforma Eventbrite (www.eventbrite.it) nella quale vengono raccolti i seguenti dati personali: nome, cognome, indirizzo, dati di pagamento e fatturazione in accordo con la loro privacy policy: https://www.eventbrite.it/privacypolicy
  1. Dati di fornitori raccolti attraverso documenti attestanti prestazioni professionali da/per l’associazione.

Scopi della raccolta dei dati e del suo ulteriore trattamento

  1. I dati forniti dagli associati e dai soci sostenitori vengono raccolti al fine di poter espletare le funzioni di gestione e coordinamento delle attività dell’associazione. Tali dati vengono conservati per un periodo di tempo di 10 anni al fine di costituire un archivio storico degli associati. Le comunicazioni avvengono in modo diretto con gli interessati via telefono, e-mail o piattaforme di messaggistica privata (SMS, Whatsapp, Telegram, ecc…). I dati vengono usati anche per finalità di promozione, pubblicità e marketing e di profilazione per fini statistici.
  1. I dati forniti dalle persone interessate a conoscere le attività della scuola o dei partecipanti agli eventi organizzati dall’associazione vengono utilizzati per fini di promozione, marketing, pubblicità e di profilazione mediante strumenti informatici. È possibile richiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei propri dati e, nel caso delle comunicazioni via e-mail, la cancellazione può essere effettuata in modo autonomo.
  1. I dati dell’ultimo gruppo sono utilizzati esclusivamente per fini fiscali e di gestione finanziaria dell’attività (pagamento di compensi e/o fatture) e vengono conservati almeno per i quattro anni successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi e IVA di riferimento (articoli 43 DPR 600/73 e 57 DPR 633/72).
  1. In virtù dell’accordo di collaborazione con l’associazione CSM College con sede in via Dell’Artigianato 9/A, 37135 Verona, e-mail [email protected], tel. 045.8201435 rappresentata dal sig. Giuseppe Gasparini, i dati personali potrebbero essere ceduti alla suddetta associazione solo ed esclusivamente qualora l’associato intenda partecipare ad attività svolte in comune tra le due realtà. In nessun altro caso i dati vengono ceduti a terzi senza la specifica autorizzazione da parte dell’interessato.
  1. Tutte le persone coinvolte nella raccolta e nel trattamento dei dati hanno ricevuto la formazione necessaria per adempiere alla normativa GDPR UE 2016/679.
  1. L’associazione utilizza il servizio web Mailchimp per l’invio di comunicazioni dirette agli associati sotto forma di newsletter. Alcuni dati, pertanto, potrebbero essere trasferiti sulla piattaforma ma sempre nel rispetto della normativa europea. Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati effettuato da Mailchimp, invitiamo a consultare la loro Privacy Policy all’indirizzo: https://mailchimp.com/legal/privacy/ 

Ubicazione dei dati

  1. Le domande di ammissione in formato cartaceo sono conservate presso la segreteria e l’archivio nella sede dell’associazione. Le domande di ammissione in formato elettronico su gestionale sono conservate sulla piattaforma iCloud di Apple Inc. Invitiamo a consultare la loro Privacy Policy all’indirizzo: https://www.apple.com/legal/privacy/it/. Il gestionale è protetto da una password che conoscono esclusivamente le persone che si occupano della gestione delle attività dell’associazione. 
  1. Alcuni dati della domanda di ammissione, nello specifico: nome e cognome, giorno e orario della lezione e numero di lezioni sono copiate sui registri elettronici degli insegnanti al fine di tenere traccia delle lezioni svolte e calcolare il compenso mensile dell’insegnante. A tali registri, posizionati sempre sulla piattaforma iCloud di Apple Inc, hanno accesso oltre alle persone che si occupano della gestione delle attività dell’associazione, gli insegnanti che accedono al sistema tramite password.
  1. Una copia dei dati viene effettuata a fini di backup su un hard disk esterno conservato sempre presso la segreteria della scuola. Il backup è criptato e accessibile solo conoscendone la password.
  1. L’associazione utilizza la piattaforma Google Apps ai fini dell’ottimizzazione dei processi di gestione delle attività dell’associazione. È possibile che alcuni dati siano, pertanto, presenti su un archivio cloud. Rimandiamo al sito https://www.google.com/intl/it/cloud/security/gdpr/ per tutte le informazioni relative alla gestione e alla sicurezza offerta da Google in ottemperanza al GDPR.

Consenso al trattamento dei dati personali

I dati da Lei forniti: nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo postale e indirizzo e-mail sono raccolti al fine di procedere con la domanda di ammissione all’associazione nonché per l’invio periodico di informazioni relative alle nostre attività. Conoscere il suo numero di telefono fisso e/o mobile ci può consentire di avvertirla a voce, via SMS o attraverso un’applicazione di messaggistica (Whatsapp, Telegram, ecc…) di eventuali modifiche nell’orario delle attività o di problemi nella disponibilità degli insegnanti o delle aule, ma non è strettamente necessario ai fini del servizio. I dati relativi alla sua professione o di come è venuto a conoscenza dell’associazione vengono utilizzati esclusivamente internamente all’associazione solo a fini statistici e non sono necessari ai fini del servizio.

Il titolare e il responsabile del trattamento dei dati è CIM Centro Italiano Musica, Stradone Scipione Maffei 2/B – 37121 Verona, email: [email protected], tel: 045.8030228, rappresentata dal sig. Nicholas Ferrari. In virtù dell’accordo di collaborazione con l’associazione culturale CSM College, via Dell’Artigianato 9/A – 37135 Verona, e-mail [email protected], tel. 045.8201435 rappresentata dal sig. Giuseppe Gesparini, i suoi dati potrebbero essere trasferiti alla suddetta associazione esclusivamente per le attività in comune tra le due realtà (es. Saggio di fine anno). Precisi accordi ci confermano che CSM College non cederà i suoi dati a terzi e li utilizzerà esclusivamente al fine di garantire lo svolgimento delle attività previste. Qualora Lei non acconsenta al trasferimento dei dati al CSM College, potrà comunque usufruire dei nostri servizi, ma non potrà partecipare alle attività comuni previste.

Ogni precauzione è stata messa in atto per minimizzare il rischio di accesso indebito, cancellazione, modifica o appropriazione da parte di terzi non autorizzati. I dati saranno tenuti fino a quando lei risulterà iscritto o usufruirà dei servizi della nostra Associazione e per 10 anni a seguire solo per fini statistici.

In qualunque momento Lei potrà chiedere per via postale o e-mail al Titolare del trattamento dei dati la modifica o la cancellazione dei suoi dati. La Sua richiesta sarà soddisfatta entro 15 giorni.

Qualunque motivo di insoddisfazione o protesta potrà essere da Lei riportato all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza di Monte Citorio n.121, 00186 Roma, tel. 06696771, email: [email protected]

Conosciute le finalità e le modalità di elaborazione dei dati che Le sono richiesti e sapendo che in qualsiasi momento potrà chiederne la modifica o – quando possibile – la cancellazione, le chiediamo di sottoscrivere la presente quale consenso al loro trattamento.

Contratto tra titolare e fornitore

  • Prestazione in oggetto
  • La durata (del trattamento dei dati), la natura e la finalità del trattamento
  • Tipologie di dati personali trattate
  • Categorie di persone interessate
  • Obblighi e diritti del cliente
  • Obblighi e diritti del fornitore

Piano di formazione alla privacy

  • Deve essere approvato per iscritto dal Titolare del Trattamento e dal Responsabile del Trattamento
  • Formazione personale attuale
  • Formazione neo assunti
  • Test di apprendimento alla fine del corso